Cómo crear una estrategia de formación digital en tu empresa

¿Qué es una estrategia de formación digital?

La estrategia de formación digital consiste en moldear y poner en orden todas las tecnologías digitales de formación que tenemos a nuestro alcance.

Desde vídeos (internos o externos), artículos, gamificación, cursos presenciales con herramientas digitales. Decidir cómo estos elementos van a convivir y colaborar para ofrecer el máximo retorno de la inversión, y para que los empleados retengan mejor el conocimiento.

Porque no todo consiste únicamente en crear un Netflix interno de formación para empleados donde volcar todo tu contenido formativo. Puede que el departamento de formación ya tenga 3000 horas de vídeo y 100 manuales preparados de años anteriores y creas que vas a conseguir maravillas cuando todo el mundo acuda a esta biblioteca particular. Pero añadirlos a un LMS o a una plataforma de aprendizaje como Learning Park no va a hacer que por arte de magia todo el mundo quiera consumir todo ese contenido. Ni siquiera acceder a esa biblioteca de contenidos.

Al crear una estrategia de formación digital tiene que tener en cuenta las siguientes claves para que funcione y para que esté siempre al día:

Selecciona sólo contenido relevante. Nuestros empleados no tienen tiempo y necesitan ir al grano cuando aparece una duda, o cuando necesitan información sobre un tema.

Facilita el acceso a los contenidos. Una plataforma como Learning Park ayuda a que los materiales puedan ser accesibles desde móviles, ordenadores, tablets… y estés donde estés. En la oficina, en el autobús o en el sofá de casa.
Ofrece múltiples formatos de consumo. Puede que en algún momento, leer un manual en pdf puede ser más apropiado que ver un video de 15 minutos.

Que la herramienta que utilices te ofrezca datos relevantes para medir el impacto de la formación. ¿Qué cursos son los más demandados? ¿Qué cursos tienen las notas más bajas en los exámenes de superación? Por ejemplo, Learning Park puedes incluso comprobar que preguntas tienen más fallos en los exámenes, y de esta forma saber qué áreas de conocimiento deben ser reforzadas.
Tenemos que crear una estrategia de formación digital que funcione ahora y el día de mañana. Eso significa que tienes que ser capaz de medir y modificarla cuando los datos te señalen que es necesario.

Estrategia de formación digital:  ¿Formaciones presenciales o formaciones online? Ventajas de cada modalidad

Al crear una estrategia de formación digital tenemos que plantearnos qué formaciones se pueden hacer de forma presencial y cuales de forma digital. Cuando hablamos de formación digital directamente pensamos en formación online. Obviamente la formación online es una gran pata de la formación digital. Pero ni el online no es siempre la mejor para determinados cursos, ni lo presencial supone renunciar a herramientas y tecnologías digitales.

De momento vamos a analizar las ventajas de cada una de estas modalidades:

Ventajas de la formación presencial:

• El apartado social. Poder conversar en directo, vivir la experiencia juntos, hacer preguntas, discutir los temas, compartir anécdotas, etc. Los cursos online a la carta no pueden cubrir esto aunque a veces lo intenten.
• La colaboración en persona: Trabajar en equipos en tareas o actividades.
• La práctica: Los cursos presenciales pueden incluir talleres o ejercicios para poner a prueba los conocimientos adquiridos, y ser corregidos o validados en la propia formación
• Tener al equipo formador presente. Tener una profesora o un profesor delante continuamente te permite exprimirlo más.

Ventajas de la formación online

Libertad en los horarios y en el espacio: Poder realizar la formación cuando al empleado le venga bien, no cuando el departamento de RRHH o de formación lo decida.

• Medible: La tecnología digital te permite obtener datos de forma automática. Esta es una de las grandes ventajas de una plataforma como Learning Park, que te permite obtener información sobre el progreso de los usuarios, sus notas, en qué áreas destacan más, en cuáles menos, qué empleados están ignorando sus formaciones, etc.
• Conectada: Facilita mucho la vida que una herramienta de formación digital pueda integrarse, por ejemplo, con tu base de datos de empleados.
• Formación personalizada: ¿Sabemos que este departamento prefiere los vídeos a los manuales? Podemos prepararlo en vídeos. ¿Necesitamos formar únicamente a 3 personas en esta habilidad? Podemos encontrar un curso online a buen precio y pagar únicamente tres licencias. La formación digital ha abaratado costes, y esto nos permite ofrecer más variedad de formatos y más cantidad de cursos para ofrecer a cada empleado el tipo de formación que necesita y más le encaje. Porque el café para todos tampoco funciona en formación.

El caso mixto. Presencial no significa renunciar a lo digital

Como hemos dicho antes, hay algunas formaciones que por su naturaleza no pueden ofrecerse de forma online, o quizá en en una modalidad online la calidad de la formación bajaría de forma considerable. Pero existen formas de trasladar las ventajas de la formación online a la formación presencial.

Por otro lado, se introdujeron mecánicas de gamificación (añadir elementos de juego en ámbitos que no son juegos, como la formación). Los empleados participaban en un juego de misiones para completar un álbum de cromos. Las misiones eran tareas recurrentes que querían convertir en hábitos positivos. Tras tres meses realizando las misiones como parte del juego, acabaron interiorizando el hábito. De nuevo, otro ejemplo de tecnología digital que complementa a una sesión formativa tradicional.

Consejos para crear una estrategia de formación digital

Encuentra una forma de motivar a los empleados a formarse: Gamificación

Como ya hemos dicho antes, poner a la disposición del empleado una gran biblioteca de contenido formativo no va a hacer que lo consuma. Ni siquiera que se acerque a él. Incluso en los cursos de carácter obligatorio nos encontramos reticencias en algunos empleados a la hora de realizarlos. Una baja motivación provoca que el conocimiento se retenga de forma pobre.

Pero tocando las palancas adecuadas podemos motivar a los empleados a preocuparse por su formación y su desarrollo. La gamificación es la forma ideal para tocar esas palancas. La gamificación consiste en aplicar elementos de juego en ámbitos que no son juegos, como en este caso la formación.

Por poner un ejemplo, en Learning Park cada empleado o cada equipo de empleados es responsable de que una ciudad virtual crezca. Cuantos más cursos complete y mejores notas obtenga en esos cursos, más crecerá su ciudad. Además tras los cursos puede competir en mini juegos formativos contra sus compañeros, repasado y reforzando los conocimientos aprendidos.

Encuentra una forma de medir la retención del conocimiento como estrategia de formación digital

Al igual que en el punto anterior hemos destacado la importancia de medir la eficacia de la formación, también debemos medir si los empleados están reteniendo los conocimientos.

Un examen final puede ser una buena forma de hacerlo, y es bastante fácil de gestionar si utilizamos una herramienta digital o un LMS. Pero podemos ir más allá. Learning Park, por ejemplo, no solo tiene exámenes finales sino también mini juegos para practicar tras la formación. Mientras los empleados se divierten aprendiendo, la herramienta va recopilando datos muy interesantes como cuales son las áreas de conocimiento que necesitan más refuerzo, o cuales son los temas que más dominan los empleados.

Crea tareas de repaso recurrentes para crecer tu estrategia de formación digital

¿Sabes si los empleados recuerdan aquella formación importantísima y clave para desempeñar correctamente su trabajo que hicieron hace un año? Confiamos en que sí, pero no estamos seguros.

Una buena técnica es hacer exámenes de repaso. Learning Park cuenta con esta funcionalidad. De forma frecuente la herramienta crea exámenes sobre cursos anteriores. En el caso de que existan área de conocimiento que se han quedado cojas, la herramienta puede crear un plan de mejora. Este plan consiste en repasar los contenidos suspensos y jugar a mini juegos para recordarlos.

Recicla y adapta contenido que ya tienes para mejorar tu estrategia de formación digital

Aunque ya tengas mucho contenido de años anteriores, no pienses solo en volcar este contenido tal cual lo tenemos ahora en una nueva herramienta o plataforma. Al igual que tampoco hace falta que lo subas todo.

Aquí van algunos consejos:

• Selecciona solo lo mejor, o al menos dale más importancia al contenido de más calidad o el más apropiado
• Revísalo todo para comprobar que la información está al día
• Revisa el contenido para comprobar que se adapta bien al nuevo formato. Por ejemplo, una presentación en PowerPoint no se leerá con facilidad desde un móvil.

Lo más importante: Ponte siempre en los zapatos de tus empleados al crear una estrategia de formación digital.

Debemos empatizar con nuestros empleados. Ponernos en su lugar. De nada servirá que quiera que hagan los cursos en una tablet, si casi nadie tiene tablet y yo como empresa no estoy dispuesto a facilitársela. De nada me sirve que yo me empeñe en que los cursos sean en formato vídeo, si en su jornada laboral es imposible que puedan reproducir vídeos. Y por supuesto, de nada sirve crear estrategias para que hagan el 100% de la formación fuera del horario laboral penalizándolos si se forman dentro del horario laboral. Si alguien decide dedicar sus horas fuera del trabajo para formarse debe de ser su propia decisión, no la nuestra.

Y hasta aquí las claves y consejos para crear una estrategia de formación digital en tu empresa. Si te ha gustado el artículo ¡compártelo o deja un comentario!